آداب ورود به يک مکان رسمي( ادارات، سازمانها، دفاتر و .........)
براي ارتباطي اثرگذار، بايد درخصوص ورود به مکانهاي رسمي (ادارات، سازمانها، دفاتر و .........) آشنايي داشته باشيم و بدانيم با رعايت آن باعث ارتقاي يک رابطه بهتر خواهيم شد.
1- قبل از رفتن به يک مکان رسمي حتما وقت بگيريم.
2- حتما 10 دقيقه قبل از وقت ملاقات در محل موردنظر حضور يابيم.
3- هنگام ورود به يک سازمان بايد مسير را مشخص ، و هنگام ورود به دفتر مديران و يا معاونين يک سازمان خودمان را به مسئول دفتر معرفي و يادآور شويد که وقت قبلي داشته ايد.
4- هنگام ورود به دفتر مديران با پشت انگشت مياني سه ضربه به درب زده و منتظر بمانید.
چنانچه کسي پاسخگو نبود مجددا پس از چند ثانيه اين کار را تکرار نمائيد سپس پس از شنيدن صدا و يا دعوت به داخل وارد اتاق شويد. چنانچه کسي پاسخگو نبود از مسئول دفتر و يا کارکنان شاغل در دفتر بخواهيد تا شما را راهنمايي کنند.
5- هنگام ورود به دفتر مديران و يا روساي يک سازمان تا ایشان اقدام به دست دادن ننموده اند شما دست ندهید همچنین تا اجازه نشستن نداده اند هيچ گاه ننشينيد.
چنانچه مدیر و یا رئیس فراموش نمود شمارا دعوت به نشستن نماید مي توانيد با اجازه گرفتن روي صندلي و يا مبل بنشينيد.
نکته: هنگام نشستن روي مبلمان نبايد لم داد ه بلکه بايد در يک سوم جلوي مبل و بصورت صاف نشست.
6- چنانچه وارد اتاق شديد و مدير مشغول صحبت با تلفن بود،خودتان را مشغول به انجام کاري مانند خواندن آمار و يا روزنامه و يا يادداشت نموده تا تماس مدير تمام شود.
7- قبل از ورود به دفتر مديران مطالب خود را آماده نموده تا در مدت سه دقيقه بتوانيد آنها را بيان کنيد.
8- يادمان باشد سه دقيقه اول بيشترين تاثير را بر روي مخاطب مي گذارد.
9- به یاد داشته باشید رعایت سلسله مراتب سازمانی در تمام سطوح باعث احترام. رشد وروابط بهتر خواهد شد
10- هنگام خروج از دفتر مدیر و یا رئیس حتما از مسئول دفتر تشکر نمایید.
11- چنانچه مسئولی به دفتر شما مراجعه نمود از پشت میز برخواسته و برای ادامه صحبت از پشت میز به آن طرف میز بروید
12- هنگام مراجعه به دفتر مدیران تحت هر شرایطی با لباس رسمی و کت و شلوار مراجعه نمایید.
13- این نکته قابل توجه مدیران سازمانها که فرد مراجعه کننده نیز به عنوان ارباب رجوع بایستی تکریم شود. بنابر این یک مدیر نیز تحت قضاوت مراجعین است پس باید لباس رسمی. رفتار رسمی. و حریم رسمی را رعایت نماید
اميرحسين اخلاقي پور
مدرس تشريفات و الگوهاي رفتاري
